Nachdem es gestern einen rechtskräftigen Schuldspruch in der Causa Stadtkasse gab, hat sich der St. Pöltner Gemeinderat in seiner Sitzung auch auf einen All-Parteien-Antrag für Verbesserungen des Internen Kontrollsystems geeinigt. „Der Stadtrechnungshof hat aufgezeigt, dass das Interne Kontrollsystem der Finanzabteilung löchrig war“, verweist VP-Kontrollsprecherin GR Susanne Binder-Novak auf das Ergebnis der Rechnungshofkontrolle, dass „wesentliche Grundsätze, die eigentlich derartige Handlungen vermeiden sollten, nicht (mehr) in die Arbeitsabläufe integriert waren oder sehr einfach umgangen werden konnten“.
Laut Stadtrechnungshof hätte man schon im Frühjahr 2022 die Malversationen entdecken können, wäre das Interne Kontrollsystem in vollem Umfang einsatzbereit gewesen. „Die Fehler im System haben der Stadt also viel Geld gekostet. Mit dem neuesten Bericht des Stadtrechnungshofes lässt sich die Erzählung, dass dieser kriminellen Energie nicht entgegengesetzt werden konnte, nicht mehr aufrechterhalten“, so Binder-Novak, die sich eine Entschuldigung der Beteiligten gegenüber den Steuerzahlerinnen und -zahlern erwartet.
23 Maßnahmen beschlossen
„Jetzt geht es darum, teilweise einfache Grundsätze eines Internen Kontrollsystems umzusetzen: Ein vollständiges Vier-Augen-Prinzip, eine Funktionstrennung zwischen Buchhaltung und Kassenführung oder die Einhaltung des Prinzips ‚Keine Buchung ohne Beleg‘. Insgesamt geht es um 23 Empfehlungen des Stadtrechnungshofes, die jetzt auch im Gemeinderat einstimmig angenommen wurden, um dieses System zu verbessern, das man seitens der SPÖ-Stadtregierung hat schleifen lassen“, so Binder-Novak.
Die beschlossenen Maßnahmen umfassen die folgenden Punkte:
1. Umsetzung des Prinzips der Funktionstrennung und der Verantwortlichkeiten (Trennung von Kassa und Buchhaltung)
2. Maßnahmen zur vollständigen Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips im Zahlungsverkehr und bei Buchungsanordnungen
3. Aktualisierung der Kassenordnung und Vorlage im Gemeinderat
4. Erstellung von Kriterien für die Bestellung von Kassenbediensteten
5. Regelmäßige Führung von Mitarbeitergesprächen
6. Laufende Aktualisierung von Zeichnungsberechtigungen (Kontenblätter) auf Bankkonten
7. Festlegung von Unterschriftenrichtlinien bzw. Vertretungsrichtlinien für Buchungsbelege und Kassenaktivitäten (in Anlehnung an die Dienstanweisung vom 28. März 1990)
8. Beschränkung von Barauszahlungen auf ein Minimum
9. Festlegung eines maximalen Bargeldbestandes in der Hauptkassa, der in der Kassenordnung festgesetzt werden möge
10. Lückenlose Erstellung von Übergabe- / Übernahmeprotokollen beim Kassierwechsel
11. Anschaffung eines Geldprüfungsgeräts
12. Durchführung von Bankwegen durch „Kassenboten“
13. Evaluierung des Schließsystems Kassenraum/Tresor
14. Regelmäßige Aktualisierung der Kassenversicherung
15. Plausibilitätskontrollen beim Rechnungsabschluss unter Einhaltung des Prinzips „keine Buchung ohne Beleg“, wobei Ausnahmeregelungen taxativ festzulegen sind
16. Entwicklung eines Systems für die laufende Überprüfung von Zahlungsanordnungen für den im Aufbau befindlichen Rechnungsworkflow
17. Wiedereinführung von Überschreitungssperren
18. Überarbeitung von Zugangsberechtigungen (Prinzip der minimalen Rechte) im Buchhaltungsbereich
19. Evaluierung der Deckungsringe
20. Festlegung zu welchem Zeitpunkt die Tagesabschlüsse durchzuführen sind
21. Wiedereinführung der jährlichen Saldenbestätigungen auf den Voranschlagsstellen durch die anordnungsberechtigten Dienststellen
22. Saldenaufgliederung und Übereinstimmungskontrollen für Konten der voranschlagswirksamen Gebarung im Zuge der Erstellung des Rechnungsabschlusses
23. Kommunikation und Schulungen